إجراءات تخطيط الاحتياجات من الموظفين واختيار المرشحين

إجراءات تخطيط الاحتياجات من الموارد البشرية

1.إن تخطيط الاحتياجات من الموارد البشرية هي إحدى العناصر الرئيسية من عناصر الموازنة التقديرية وبالتالي يجب الحرص على أن تكون الموازنة التقديرية للموارد البشرية تعكس احتياجات الشركة الحقيقية.

2. تقوم إدارة الموارد البشرية بتحضير مذكرة تقوم بإرسالها لمديري الوحدات التنظيمية المختلفة في الشركة، موضحاً بها الإرشادات والمواعيد المحددة لاستلام الطلبات الموضحة لاحتياجات الوحدات التنظيمية المختلفة في الشركة من الموارد البشرية .

3.تقوم الوحدات التنظيمية المعنية ومن واقع البيانات بدراسة الوضع الحالي للموظفين والتطورات المرتقبة في نشاطها للسنة القادمة ومدى تأثير ذلك على عدد ومستوى الموظفين فيها على أن يشمل ذلك دراسة

• التغييرات في الهيكل التنظيمي.
• التغيير في حجم العمل.
• التغيرات الناتجة عن تطور الأنظمة والأساليب.

4 .يتم مراجعة كشوف الاحتياجات من الموارد البشرية المُستلمة من جميع الوحدات التنظيمية بواسطة إدارة الموارد البشرية والتأكد من التزام هذة الوحدات التنظيمية بأهداف الشركة وخُططها للسنة القادمة فيما يتعلق بالموارد البشرية.

5. تقوم إدارة الموارد البشرية بتبويب وتصنيف بيانات احتياجات الوحدات التنظيمية من الموارد البشرية وترفع البيانات مبوبة ومكتملة إلى الرئيس التنفيذي للشركة.

6. تقوم إدارة الموارد البشرية بإرسال نسخة من الموازنة التقديرية المعتمدة لمديري الوحدات التنظيمية المعنية.

7. تقوم إدارة الموارد البشرية بوضع خطط التوظيف المناسبة والتي سيتم اتباعها لتنفيذ خطة الاحتياجات من الموارد البشرية.

8. تقوم إدارة الموارد البشرية بمناقشة طلبات تعديل الاحتياجات من الموارد البشرية خلال سنة الموازنة مع مديري الوحدات التنظيمية وإدخال التعديلات الفنية اللازمة عليها ومن ثم رفعها إلى الرئيس التنفيذي لاعتمادها.

إجراءات التوظيف

1. عند ظهور الحاجة إلى تعيين موظف جديد يقوم مدير الوحدة التنظيمية المختص بما يلي:

• إعداد طلب تعيين موظف جديد
• إعداد بطاقة الوصف الوظيفي للوظيفة.
• إرسال الطلب إلى إدارة الموارد البشرية.

2. تقوم إدارة الموارد البشرية بمراجعة طلب التوظيف والتأكد من أن خطط التوظيف المعتمدة في الموازنة التقديرية قد شملت الوظيفة المحددة في الطلب.

3. تقوم إدارة الموارد البشرية بدراسة وبحث إمكانية شغل هذه الوظيفة من داخل الشركة.

4. في حالة وجود الموظف المناسب من داخل الشركة تقوم إدارة الموارد البشرية باتخاذ الإجراءات اللازمة لنقل أو ترقية الموظف المناسب لشغل هذه الوظيفة والحصول على موافقة الرئيس التنفيذي.

5. في حالة عدم شغل الوظيفة من داخل الشركة يتم مراجعة ( ملف طلبات الوظائف) المتوفرة والتي تناسب مواصفات الوظيفة الشاغرة، وإذا توفرت يتم إرسالها إلى مدير الوحدة التنظيمية المختص للاختيار والمفاضلة بين المرشحين.

6. في حالة عدم توفر طلبات مناسبة للوظيفة المطلوبة تقوم إدارة الموارد البشرية بانخاذ الإجراءات اللازمة للبحث عن المرشحين المناسبين سواء بتكليف مكاتب التوظيف أو الإعلان عن الوظيفة في الصحف المناسبة.

7. تقوم إدارة الموارد البشرية باستلام الطلبات الواردة من المرشحين تمهيداً لدراستها وتصنيفها.

8. تقوم إدارة الموارد البشرية بالتنسيق مع الرئيس المباشر لاختيار الموظف المناسب للوظيفة.

9. تقوم إدارة الموارد البشرية باستكمال إجراءات التوظيف للمرشحين الذين يتم اختيارهم.

إجراءات استحداث وظيفة

1. عند الحاجة لوظيفة جديدة يقوم مدير الوحدة التنظيمية المختص ببيان مبررات استحداثها وإعداد الوصف الوظيفي المناسب لها وإرسالها إلى إدارة الموارد البشرية.

2. تقوم إدارة الموارد البشرية بمراجعة الوصف الوظيفي لهذة الوظيفة ورفعها للرئيس التنفيذي للاعتماد.

3. تقوم إدارة الموارد البشرية بتعديل الهيكل التنظيمي للوحدة التنظيمية وبما يتناسب مع الوظائف الجديدة ورفعه للرئيس التنفيذي للاعتماد.

إجراءات توظيف الطلبة اليمنيين خلال موسم الإجازات الصيفية

1. تقوم إدارة الموارد البشرية بمخاطبة مكتب العمل عن أعداد الطلبة الذين ترغب الشركة في توظيفهم خلال موسم الإجازات الصيفية.

2. يتم استكمال الإجراءات اللازمة والتنسيق مع مكتب العمل، وتوجيه الطلبة التوجيه المناسب للعمل في الوحدات التنظيمية المختلفة بهدف اكسابهم الخبرة التي تؤهلهم مستقبلاً للنجاح في حياتهم العملية بواسطة إدارة الموارد البشرية .

إجراءات استلام ومراجعة طلبات التوظيف واختيار المرشحين

1. تقوم إدارة الموارد البشرية بدراسة وتقييم طلبات التوظيف وتصنيفها كما يلي:

• طلبات مرفوضة لعدم مطابقتها لشروط التوظيف.
• طلبات مقبولة مبدئياً للوظيفة الشاغرة.

2. تصنف الطلبات المقبولة والملائمة حسب الوظيفة المطلوبة ويتم اختيار ( 5 ) مرشحين للوظيفــة الواحــدة   (Short List ).

3. تقوم إدارة الموارد البشرية بإرسال الطلبات المختارة إلى المدير المختص للاختيار.

4. يقوم المدير المختص بمراجعة الطلبات المصنفة من إدارة الـموارد البشرية وتحديد الأولويـات واختيار ( 3 ) مرشحين للوظيفة المعلن عنها ( Short List ) وإعادتها إلى إدارة الموارد البشرية.

5. تقوم إدارة الموارد البشرية بإبلاغ أصحاب الطلبات المرفوضة.

6. يفتح ملف خاص لكل مرشح مقبول ويوضع فيه طلب التوظيف وكافة الأوراق والمستندات الثبوتية العائدة له.

إجراءات المقابلات الشخصية

1. تقوم إدارة الموارد البشرية بإعداد برنامج لمقابلات المرشحين سواءً من داخل اليمن أو خارجها.

2. تقوم إدارة الموارد البشرية بالتنسيق مع المكلفين بالمقابلات بمراجعة تفاصيل البرنامج العام للمقابلات.

3. تقوم إدارة الموارد البشرية بإبلاغ المرشحين بمكان وزمان المقابلات.

4. يقوم المكلف أثناء المقابلة بما يلي:

• إعطاء المرشح صورة عامة عن الشركة.
• فحص المعلومات الفنية للمرشح ومدى تناسب مؤهلاته وخبراته السابقة مع متطلبات الوظيفة.
• فحص المرشح من واقع مؤهلاته العلمية وخبراته العملية والانطباع العام عنه.
• شرح متطلبات الوظيفة.
• الإجابة بشكل عام على أية أسئلة يطرحها المرشح تتعلق بالوظيفة أو الراتب أو المزايا أو أية سياسات أخرى للشركة.

5. يُعد المكلف بالمقابلة تقريراً مفصلا عن المرشح يوضح فيه مجالات القوة والضعف ويدون أية ملاحظات أو أمور أخرى جرى بحثها مع المرشح.

6. بعد الانتهاء من إجراء المقابلات يصنف المرشحون وفقاً لنتائج المقابلة إلى الفئات التالية:

• مُرشح صالح للوظيفة.
• مُرشح بديل للوظيفة.

7. تعاد ملفات المرشحين إلى إدارة الموارد البشرية مرفقاً بها تقارير المقابلات الشخصية.

8. يتم حفظ التقارير الخاصة بالمقابلات الشخصية في ملفات المرشحين.

9. تقوم إدارة الموارد البشرية باستكمال إجراءات توظيف المرشحين الذين تم اختيارهم وإشعار أصحاب الطلبات المرفوضة.