إجراءات التوظيف والتعاقد والاتصالات مع الموظفين

إجراءات عروض العمل

1. تقوم إدارة الموارد البشرية بإعداد عرض العمل للمرشح من أصل وصورة ويتم اعتماده من الرئيس التنفيذي ويتم توجيهه إلى المُرشح ويُطلب منه التوقيع على الصورة المرفقة.

2. يتم الاحتفاظ بنسخة من عرض العمل والنسخة التي وقع عليها المرشح في الملف.

3. في حالة قبول المرشح للعرض تقوم إدارة الموارد البشرية باستكمال إجراءات التوظيف.

4. في حالة رفض المرشح للعرض أو عدم رده عليه خلال المدة المحددة تُدون نتيجة الرفض على عرض العمل.

5. تقوم إدارة الموارد البشرية بالاتصال بالبديل وإعداد عرض العمل بالتنسيق مع المدير المختص.

6. في حالة عدم التمكن من شغل الوظيفة يتابع مدير الوحدة التنظيمية المختص الوضع ويقرر كيفية متابعة عملية التوظيف إما بتغيير شروط التوظيف، أو بالإعلان مرة ثانية، أو باللجوء إلى مصادر أخرى للتوظيف.

إجراءات الفحص الطبي

1. تقوم إدارة الموارد البشرية بإبلاغ المرشح الذي تم اختياره ( سواء كان متواجداً داخل اليمن أو خارجها) بوجوب الخضوع للفحص الطبي قبل التوظيف من الجهة الطبية المعتمدة.

2. في حالة اختيار المرشح للوظيفة من داخل اليمن يطلب منه وقبل التحاقه بالعمل مراجعة الجهة الطبية المعتمدة من الشركة لإجراء الفحص الطبي المقرر.

3. عند وصول المرشح القادم من خارج اليمن يتم تحويله فوراً للجهة الطبية المعتمدة لإجراء الفحص الطبي لدى الجهة الطبية المعتمدة من الشركة.

4. تحفظ التقارير الطبية عن الموظف في الملف الطبي المخصص له.

5. في حالة صلاحية المرشح صحياً تقوم إدارة الموارد البشرية بمتابعة إجراءات التوظيف.

6. في حالة عدم صلاحية المرشح صحياً يتم إعلامه بذلك وإيقاف إجراءات التوظيف.

7. في حالة عدم صلاحية المرشح صحياً يخطر مدير الوحدة التنظيمية المختص بالأمر لاتخاذ التدابير اللازمة ومتابعة إجراءات التوظيف للمرشح البديل.

إجراءات عقود العمل

1. يتم تحرير عقد العمل للموظف الجديد الذي يتم تعينه في الشركة من نسختين أصليتين يتم توقيعهما من الطرفين ( الموظف والشركة ).

2. يتم توقيع العقود مع الموظفين في الأوقات التالية:

• التعاقد من داخل اليمن: قبل انتهاء فترة التجربة بأسبوعين .
• التعاقد من خارج اليمن: عند اختيار الموظف للوظيفة في موطنه أو مكان مقابلته.

3. في حالة العقود المحددة المدة تقوم إدارة الموارد البشرية بتسجيل تاريخ مراجعة عقد العمل في سجل الموظف وذلك بهدف المتابعة قبل انتهاء مدة العقد.

4. يتم توزيع نسختي عقد العمل كما يلي:

• النسخة الأصلية تسلم للموظف.
• النسخة الأصلية تحفظ في ملف الموظف.

إجراءات توضيح واجبات الموظفين تجاه الشركة والمحافظة على الأسرار والممتلكات والتضارب في المصالح

1. تقوم إدارة الموارد البشرية بتسليم الموظف عند توقيع العقد معه نسخة من قائمة واجبات الموظفين والمحافظة على أسرار الشركة وممتلكاتها والتضارب في المصالح عند التحاقه بالعمل للعمل بموجبها. 

2. تسلم القائمة للموظف بموجب إقرار تعهد واستلام يقوم الموظف بالتوقيع عليها ويتم الإحتفاظ بها في ملف الموظف.

3. تقوم إدارة الموارد البشرية بتحديث القائمة باستمرار وإعلام الموظفين بذلك.

4. في حالة ارتكاب إحدى المخالفات المتعلقة بالقائمة يتم اتخاذ الإجراءات المقررة في لائحة المكافآت والجزاءات بحق الموظف المخالف.

إجراءات التحاق الموظف بالوظيفة

1. تقوم إدارة الموارد البشرية بعمل الترتيبات اللازمة للموظف لاستقباله في المطار إذا تم استقدامه من الخارج

2. يتم استضافة الموظف لمدة أسبوع إذا كان مستقدماً من الخارج ( سواء من خارج اليمن أو من مناطق اليمن الأخرى عدا مقر العمل ) على حساب الشركة حسب درجته الوظيفية .

3. تتحمل الشركة نفقات الاستضافة ما عدا المكالمات الهاتفية الشخصية.

4. بعد انقضاء فترة الأسبوع يتم مساعدة الموظف لتأمين السكن له سواء بإسكانه في سكن الشركة أو صرف بدل سكن له.

5. تقوم إدارة الموارد البشرية بتقديم الموظف الجديد لمديري الوحدات التنظيمية الأخرى إذا كان سيشغل منصب مدير وحدة تنظيمية أو أعلى.

6. يقوم الرئيس المباشر وبغرض تعريف الموظف الجديد بمهام وظيفته بالأعمال :

• إعطاؤه وصف موجز عن طريقة العمل في الوحدة التنظيمية التي سيعمل بها.
• إطلاع الموظف الجديد على الهيكل التنظيمي للوحدة التنظيمية التي سيعمل بها وموقعه على الهيكل.
• تقديم الموظف الجديد لزملائه في الوحدة التنظيمية.
• الشرح بشكل مفصل للموظف مهام وواجبات عمله وتزويده بصورة من الوصف الوظيفي.
• توضيح العلاقات الوظيفية الداخلية والخارجية للوظيفة التي سيشغلها الموظف الجديد.
• تزويد الموظف الجديد بكافة المعلومات والمراجع والتعليمات التي تساعده على القيام بمهام وظيفته.
• تأمين اللوازم المكتبية للموظف الجديد من مكتب وقرطاسية وخلاف ذلك.
• إطلاع الموظف الجديد على الطريقة التي سيتم تقييمه بها خلال فترة التجربة.
• الطلب من زملاء الموظف الجديد التعاون معه، وتعيين زميل له لتوجيهه خلال الفترة الأولى.
• متابعة الموظف باستمرار وتقديم التوجيه اللازم له.

إجراءات تجديد عقود العمل محددة المدة

1. تقوم إدارة الموارد البشرية في بداية كل شهر بتجديد العقود التي سوف تنتهي خلال الثلاثة شهور القادمة.

2. تقوم إدارة الموارد البشرية بإعداد إشعار مراجعة عقد لكل موظف، ويتم إرساله إلى المدير المختص بمدة لا تقل عن ( 60 ) يوماً من تاريخ إنهاء العقد.

3. يقوم مدير الوحدة التنظيمية المختص بمراجعة تقارير تقييم الأداء السابقة للموظف والتوصية بتجديد أو عدم تجديد العقد موضحاً به المبررات إلى إدارة الموارد البشرية.

4. في حالة التوصية بإنهاء الخدمات تقوم إدارة الموارد البشرية بإعلام الموظف وإكمال إجراءات نهاية الخدمة.

5. في حالة التوصية بتجديد العقد يتم اعتماد التجديد من الرئيس التنفيذي ويصبح عقد العمل غير محدد المدة.

إجراءات إصدار وطباعة كروت التعريف

1. يحدد مدير الوحدة التنظيمية الموظفين الذين يجب تزويدهم بكروت التعريف (Business Cards) باسم الشركة ويتم إعلام إدارة الموارد البشرية بذلك.

2. تقوم إدارة الموارد البشرية بتحديد عدد البطاقات التي يجب طباعتها ثم ترسل أمر الطبع إلى المطابع التجارية.

3. يراعى في كروت التعريف ما يلي:

• أن تكون موحدة للجميع.
• أن يكون التصميم جميلاً.
• أن يكون التصميم مهنياً.
• أن يحتوي البيانات الأساسية للشركة.
• أن يبرز اسم الشركة ونشاطها أكثر من البيانات الأخرى.

4. عند استلام الكروت المطبوعة تقوم إدارة الموارد البشرية بالتوقيع باستلامها والتأكد من حسن طباعتها وعدم وجود أخطاء مطبعية فيها وتسليمها للموظف.

إجراءات إنشاء ملفات الموظفين

1. يتم تخصيص ملف خاص للموظف يحفظ به ما يلي :

• جميع الأوراق والمراسلات المتعلقة بالموظف .
• يتم ترقيم الأوراق والمراسلات ترقيماً متسلسلاً وذلك تلافياً للضياع والفقدان.

2. يتم تخصيص رقم متسلسل  لكل موظف جديد يبتدأ مثلا من الرقم ( 100 ) فما فوق يسمى الرقم الوظيفي ويحتفظ به الموظف طوال فترة خدمته بالشركة.

3. يتم تجزئة الملف إلى ثلاثة أجزاء كما يلي:

• الجزء الأول: ويحتفظ به بالعقد وأية قرارات أو أمور مالية تخص الموظف خلال فترة خدمته بالشركة.
• الجزء الثاني:ويحتفظ به بالمراسلات التي تتم مع الموظف طوال فترة خدمته بالشركة.
• الجزء الثالث:ويحتفظ به بالسجلات الخاصة بالموظف.

4. يتم تخصيص ملف طبي خاص للموظف ، ويحتفظ به بجميع البيانات التي تتعلق بحالته الصحية طوال فترة خدمته بالشركة.

5. تقوم إدارة الموارد البشرية بتسجيل كافة البيانات اللازمة عن الموظف في سجلات الموظف الموضوعة في ملفه باستمرار.

6. تقوم إدارة الموارد البشرية بالتأكد من استكمال كافة المستندات في ملف الموظف ومن احتوائه على المستندات اللازمة.

7. يطلب من الموظف غير اليمني المستقدم من الخارج تسليم جواز السفر فور وصوله ويتم الاحتفاظ به بالخزنة الحديدية المخصصة لذلك.

إجراءات تقييم الأداء خلال فترة التجربة

1. تقوم إدارة الموارد البشرية بإرسال تقرير تقييم الأداء خلال فترة التجربة إلى المدير المختص وذلك في الأسبوع الأول من الشهر الثالث.

2. يقوم مدير الوحدة التنظيمية المختص بإعداد تقرير تقييم الأداء الخاص بالموظف ومناقشته مع الموظف وكتابة توصياته وإرساله إلى إدارة الموارد البشرية.

3. إذا لاحظ المدير المختص عدم صلاحية الموظف للعمل في أي فترة خلال فترة التجربة يقوم بإعلام الموارد البشرية بذلك لاستكمال إجراءات إنهاء خدماته وبدون الانتظار حتى نهاية فترة التجربة.

4. تقوم إدارة الموارد البشرية بمراجعة تقرير تقييم الأداء والتأكد من اكتمال كافة المعلومات المطلوبة، ومراجعة التوصيات.

5. في حالة التوصية بإنهاء خدمات الموظف يتابع مدير الموارد البشرية إجراءات إنهاء الخدمات وتوجيه الخطاب اللازم للموظف.

6. في حالة إقرار تثبيت الموظف في الخدمة يتابع مدير الموارد البشرية إجراءات التثبيت.

7. في حالة عدم تثبيت الموظف غير اليمني تقوم إدارة الموارد البشرية باتخاذ الإجراءات اللازمة لإعادته إلى بلد الاستقدام حسب الأنظمة والإجراءات المتبعة في ذلك.

إجراءات الإتصالات والمراسلات مع الموظفين

1. تتم الاتصالات والتوجيهات والتعليمات الخاصة بالعمل مع الموظفين على الأوراق العادية أو المذكرات الداخلية.

2. تتم الاتصالات الرسمية والخاصة بعلاقة الموظف مع الشركة ( عدا العمل ) كالقرارات الإدارية والجزاءات والعلاوات والإنذارات وإنهاء الخدمات وخلافها على الأوراق الرسمية المعتمدة في الشركة

3. يتم ختم المراسلات الرسمية بالخاتم الرسمي للشركة.

4. يتم الحصول على توقيع الموظف على المستندات وبما يفيد استلامه للمراسلة ويجب أن يشتمل التوقيع على الاسم والتوقيع والتاريخ والمكان.

5. لا يعتد بالاتصالات الشفوية أو التوضيحات الهاتفية في الاتصالات الرسمية.

6. في حالة استخدام البريد العادي أو المسجل أو الفاكس أو البريد الإلكتروني يجب أن تتم المراسلات على العنوان المعتمد للموظف والمثبت في ملف خدمته ويتم الإحتفاظ بالايصالات والمستندات التي تثبت المراسلة مع المستند.

7. توضع جميع المستندات التي تثبت المراسلات التي تتم مع الموظف في ملفه.