إجراءات التكليف والانتقال والسكن تذاكر السفر والإجازات

إجراءات التكليف

1. عند حاجة الشركة إلى تنفيذ أعمال مؤقتة في إحدى الوحدات التنظيمية وتتطلب خبرة خاصة غير متوفرة حالياً في الموظفين الحاليين بهذه الوحدة التنظيمية يتم تكليف أحد الموظفين في الوحدات التنظيمية الأخرى بالقيام بهذه المهمة.

2. تقوم إدارة الموارد البشرية بإصدار القرار الإداري المنظم لعملية التكليف والذي يبين:

• طبيعة التكليف.
• آليات التكليف.
• الفترة الزمنية المحددة له.

3. يتم توزيع القرار الإداري كما يلي:

• نسخة للموظف.
• نسخة لملف الموظف.
• نسخة للوحة الإعلانات.
• نسخة لمسؤول الرواتب والأجور.

4. عند انتهاء فترة التكليف يتم إعلام الموظف بموجب مذكرة داخلية من إدارة الموارد البشرية بانتهاء فترة التكليف.

إجراءات الانتقال

1. في حالة التوصية بانتقال الموظف من وحدة تنظيمية إلى وحدة تنظيمية أخرى تقوم إدارة الموارد البشرية بإصدار القرار الإداري المناسب والتجهيز لانتقال الموظف إلى الموقع الجديد.

2. تقوم إدارة الموارد البشرية بتجهيز ملخص عن خدمة الموظف في الشركة مرفقاً به صورة من قرار النقل وصور عن جميع المستندات الموجودة في ملف خدمة الموظف ويرسل للفرع المنقول إليه الموظف قبل الانتقال الفعلي بأسبوع.

3. تقوم إدارة الموارد البشرية بصرف مستحقات الموظف من الرواتب حتى تاريخ آخر يوم عمل قبل الانتقال الفعلي بأسبوع.

4. يتم استضافة الموظف لمدة أسبوع في الفرع المنقول إليه على حساب الشركة حسب درجته الوظيفية.

5. يمنح الموظف إجازات متقطعة مدتها أسبوع في الفرع المنقول إليه وذلك لتجهيز السكن وخلاف ذلك.

إجراءات صرف تذاكر السفر

1. عند تقديم الموظف طلب الإجازة السنوية والموافقة عليها يتم الحجز له وإصدار أوامر الإركاب له من قبل إدارة الموارد البشرية وذلك حسب خط السير المحدد.

2. يتم تأكيد الحجز  مسبقاً سواء بواسطة الموظف أو إدارة الموارد البشرية والاحتفاظ بتذاكر السفر وتسليمها للموظف قبل السفر الفعلي ب ( 3 ) ثلاثة أيام.

3. عند قيام الموظف بتنفيذ مهمة انتداب يتم إصدار تذاكر السفر حسب بيان التكليف بالانتداب ويتم تسليم تذاكر السفر قبل السفر بثلاثة أيام.

إجراءات تخطيط الإجازات السنوية للموظفين

1. تقوم إدارة الموارد البشرية  بإعداد كشوف بالإجازات السنوية المستحقة للموظفين التي تبين مستحقات كل موظف في جميع الوحدات التنظيمية.

2. يتم توزيع إرسال كشوف الإجازات السنوية المستحقة إلى مديري الوحدات التنظيمية المعنية.

3. يحدد مدير الوحدة التنظيمية المختص الأوقات المناسبة لحصول الموظفين في الوحدة التنظيمية التي يرأسها على إجازاتهم السنوية وفقاً لظروف العمل في الوحدة التنظيمية.

4. يبحث مدير الوحدة التنظيمية المختص مع الموظفين التابعين له مواعيد الإجازات، ويتفق على التوقيت التقريبي لحصولهم عليها.

5. يطلب مدير الوحدة التنظيمية من جميع الموظفين التابعين له تعبئة "بيان أفضلية توقيت الإجازة السنوية" 

6. يتأكد مدير الوحدة التنظيمية المختص من ( التوازن العام لتوقيت الحصول على الإجازات ومراعاته لظروف العمل ) وعدم تعارض مواعيد الإجازات مع متطلبات ومصلحة العمل.

7. يعدل مدير الوحدة التنظيمية المختص توقيت إجازات الموظفين لتحقيق التوازن باستخدام الأفضليات الأخرى المقترحة من الموظفين لمواعيد أخرى.

8. يعد مدير الوحدة التنظيمية المختص مخطط الإجازات السنوية النهائي بعد توقيعه ويرسله إلى إدارة الموارد البشرية.

9. يحدد مدير الوحدة التنظيمية المختص التوقيت المعتمد للإجازة السنوية لكل من الموظفين على بيان التفضيل ويوقعه ويعيده للموظف.

10. يتم التحقق من دقة توزيع أيام الإجازات المستحقة لكل من الموظفين على بيانات التفضيل وعلى المخططات.

إجراءات طلب الإجازة السنوية

1. يقوم الموظف بتعبئة طلب الإجازة وذلك قبل شهر من موعد قيامه بالإجازة .

2. يحدد  الموظف بطلب الإجازة:

• تاريخ بدء الإجازة.
• تاريخ انتهاء الإجازة.
• مدة الإجازة.
• العنوان أثناء الإجازة.
• ينسق الموظف مع الرئيس المباشر لتحديد الموظف المسؤول أثناء غيابه.

3. يوقع الموظف الطلب ثم يسلمه إلى الرئيس المباشر الذي يتأكد من:

• التزام الموظف بالتوقيت المقرر مسبقاً للإجازة السنوية بالرجوع إلى خطة الإجازات السنوية.
• عدم وجود ظروف مستجدةتمنع قيام الموظف بالإجازة السنوية في موعدها المقرر.

4. في حالة عدم موافقة المدير المختص يتم إعادة طلب الإجازة إلى الموظف مع بيان الأسباب.

5. يتم التأكد  من وجود رصيد كاف من الإجازة السنوية للموظفٍ.  

6. في حالة وجود رصيد كافٍ للموظف تحتسب أيام الإجازة المستحقة ويتم تدوينها على طلب الإجازة وكذلك المستحقات الأخرى من تذاكر السفر للموظف وعائلته ، وترفع للموافقة من صاحب الصلاحية.

7. يتم استلام بطاقة العمل من الموظف غير اليمني وتسليمه جواز سفره قبل يومين من تاريخ بدء إجازته .

إجراءات العودة من الإجازة السنوية

1. عند عودة الموظف من إجازته السنوية يقوم الموظف بتعبئة نموذج العودة من الإجازة وتوقيعه من الرئيس المباشر في اليوم الذي يباشر فيه العمل في الشركة.

2. يقوم الرئيس المباشر بالتأكد من البيانات الواردة في إقرار العودة ويوقعه ويرسله لإدارة الموارد البشرية  .

3. يتم احتساب التأخير في الإجازات من قبل إدارة الموارد البشرية وفي حالة وجود تأخير يتم البحث بالأسباب واتخاذ الإجراءات اللازمة.

إجراءات الإجازات الطارئة وإجازة الحج

1. في حالة رغبة الموظف بأداء فريضة الحج يقوم بتقديم طلب للحج إلى إدارة الموارد البشرية لاستكمال الإجراءات اللازمة من الجهات المختصة.

2. عند اضطرار الموظف إلى الحصول على إجازة خاصة يقوم بتعبئة طلب الإجازة ويوقع الطلب ويسلمه للرئيس المباشر في أول فرصة ممكنة ويوضح له أسباب الغياب الاضطراري.

3. يقوم الرئيس المباشر بفحص مبررات الإجازة واعتماد طريقة احتسابها بأجر أو غياب عن العمل.

4. يوقع الرئيس المباشر الطلب ويرسله إلى إدارة الموارد البشرية لاستكمال الإجراءات.

5. يتم توزيع نسخ طلب الإجازة على النحو التالي:

• نسخة: تحفظ في ملف الموظف.
• نسخة: ترسل إلى مسؤول الرواتب والأجور لاتخاذ الإجراءات اللازمة لخصم أيام الغياب أو احتساب الراتب عن فترة الإجازة حسب قرار الرئيس المباشر.

6. في حالة الإجازات الخاصة يقوم الموظف بتعبئة طلب الإجازة قبل حدوثها في حالة الزواج وبعد حدوثها في حالة ولادة مولود له أو في حالة وفاة الزوجة أو أحد أصوله أو فروعه ويرفعها إلى الرئيس المباشر موضحاً بها أسباب طلب الإجازة الخاصة

7. يقوم الرئيس المباشر بالتأكد من صحة البيانات وطلب الوثائق المؤيدة لذلك ( في حالة الضرورة ) وتوقيع الطلب ورفعه إلى إدارة الموارد البشرية.

8. يتم فحص المستندات وتسجيل الإجازة في سجل الإجازات الخاص بالموظف في الملف.

9. يتم التأكد من تاريخ عودة الموظف لمباشرة العمل بعد انتهاء الإجازة الخاصة واتخاذ الإجراءات اللازمة في حالة تجاوز مدة الإجازة المقررة.

إجراءات إجازة الامتحانات الدراسية

1. يقوم الموظف بتعبئة طلب الإجازة للامتحانات الدراسية قبل بدايتها بأسبوعين على الأقل ويرفعها إلى الرئيس المباشر موضحاً بها برنامج الامتحانات الدراسية وخلاف ذلك.

2. يقوم الرئيس المباشر بالتأكد من صحة البيانات والتوقيع على الطلب ورفعه إلى إدارة الموارد البشرية.

3. يتم فحص المستندات واستكمال الإجراءات اللازمة وتسجيل الإجازة في سجل الإجازات الخاصة بملف الموظف.

4. يتم التأكد من تاريخ عودة الموظف لمباشرة العمل بعد انتهاء إجازة الامتحانات الدراسية واتخاذ الإجراءات اللازمة في حالة تجاوز مدة الإجازة المقررة.

إجراءات إجازة الولادة والأمومة والعدّة

1. تعد الموظفة طلب إجازة وتحدد نوع الإجازة ( إجازة ولادة ) وتوقع الطلب وتسلمه للرئيس المباشر وترفق الشهادة الطبية اللازمة التي تؤكد ذلك.

2. في حالة عدم اكتمال الطلب أو عدم توافر التصديقات الواجبة يعاد الطلب إلى الموظفة مع  الملاحظات بشأن كيفية استكمال طلبها.

3. في حالة الموافقة يتم توقيع الطلب ويرسل إلى إدارة الموارد البشرية لاستكمال الإجراءات.

4. يتم مراجعة الطلب والتأكد من وجود التواقيع اللازمة ومطابقته مع السياسات المعتمدة في الشركة.

5. يتم توزيع نسخ طلب الإجازة على النحو التالي:

• نسخة: تحفظ في ملف الموظفة.
• نسخة: ترسل إلى مسؤول الرواتب والأجور لاتخاذ الإجراءاتاللازمة لاحتساب الراتب عن فترة إجازة الولادة.