إجراءات استصدار الإقامات والوثائق الرسمية والرسوم الحكومية

إجراءات استلام وتسليم الوثائق الثبوتية

1. يتم الاحتفاظ بالوثائق الثبوتية الخاصة بالموظفين في خزانة حديدية مقاومة للحريق يتم الاحتفاظ بها في مكان آمن بواسطة إدارة الموارد البشرية.

2. يتم استلام الوثائق الثبوتية ( جواز السفر، رخص العمل…) بموجب سند استلام رسمي يسلم للموظف مقابل استلام الوثيقة الثبوتية بواسطة إدارة الموارد البشرية.

3. يتم تسليم الوثيقة الثبوتية للموظف ( في حالة الحاجة لها ) بموجب سند تسليم رسمي تحدد فيه الأسباب لطلب الوثيقة والفترة الزمنية التي سيتم خلالها إعادة الوثيقة للشركة ويتم الاحتفاظ بسند التسليم في مكان الوثيقة الثبوتية.

إجراءات استخراج رخص العمل والإقامات وتجديدها

1. تقوم إدارة الموارد البشرية بعمل الترتيبات اللازمة لاستخراج رخصة العمل والإقامة للموظف غير اليمني وذلك خلال فترة أسبوع من التحاقه بالعمل إذا كان مستقدماً من الخارج.

2. تقوم إدارة الموارد البشرية بعمل الترتيبات اللازمة لإصدار بطاقة العمل للموظف وذلك خلال فترة أسبوع من التحاقه بالعمل سواء كان يمنياً أو غير يمني وسواء كان مستقدماً من الخارج أو متعاقداً معه من الداخل.

3. تقوم إدارة الموارد البشرية بالاحتفاظ بسجل مفصل عن رخص العمل والإقامات الصادرة للموظفين لتجديدها وذلك في الوقت المناسب وقبل تاريخ انتهائها .

4. تقوم إدارة الموارد البشرية بعمل الترتيبات اللازمة لاشتراكات الموظفين في التأمينات الاجتماعية وذلك اعتباراً من تاريخ التحاقه بالعمل.

إجراءات التأمين على السيارات والمعدات

1. تقوم إدارة الموارد الشرية بالتعاقد مع إحدى شركات التأمين للتأمين على المركبات المملوكة لها .

2. عند شراء إحدى المركبات للشركة تتولى الجهة التي تستلم السيارة بإبلاغ إدارة الموارد البشرية بذلك وتزويدها بصورة من الأوراق الرسمية الخاصة بها .

3. تقوم إدارة الموارد البشرية بالاتصال بشركة التأمين حسب الطريقة المتفق عليها والطلب منها التأمين على المركبة بالقيمة التي تم شراء المركبة بها .

4. تحتفظ إدارة الموارد البشرية بأصل بوليصة التأمين الخاصة بالمركبة وتقوم بإرسال صورة منها للجهة المستلمة للمركبة.

5. تقوم إدارة الموارد البشرية بتسجيل البوليصة في سجل بوالص التأمين لمراقبتها وتجديدها أو عدم تجديدها في الوقت المناسب.

6. في حالة بيع المركبة خلال مدة سريان البوليصة تتولى إدارة الموارد البشرية اتخاذ الإجراءات اللازمة لإلغاء البوليصة.

7. يقع على عاتق الجهة التي تقوم باستخدام المركبة إبلاغ إدارة الموارد البشرية بذلك .

إجراءات مصاريف الرسوم الحكومية

1. يمنح الموظف المكلف من الشركة ( موظف العلاقات الحكومية ) بإتمام إجراءات الإقامة والخروج والعودة وخلافها عهدة مؤقتة يتم تقديرها من مدير الموارد البشرية .

2. عند الانتهاء من الإجراءات اللازمة للموظفين ودفع الرسوم الحكومية المقررة يتم صرف المبالغ التي تم دفعها بموجب كشف المصاريف الإدارية ويرفق به صور المعاملات التي تم إجراؤها.

3. يتم تصديق الكشف من مدير الموارد البشرية ومراجعته من مدير الشؤون المالية.