إجراءات الرواتب والعمل الإضافي والعلاوات والتأمينات والمساعدات والقروض

إجراءات صرف الرواتب والأجور

1. تقوم إدارة الموارد البشرية بتجهيز كشوف الرواتب والأجور في اليوم ال ( 25 )  من الشهر الميلادي وذلك بعد التأكد من التالي:

• كشوف التأخير.
• كشوف الغياب.
• الجزاءات.
• كشوف الإجازات بأنواعها.

2. تقوم إدارة الموارد البشرية بتحويل الكشف إلى إدارة الشؤون المالية وذلك لاستكمال عملية التدقيق والصرف.

3. تقوم إدارة الشؤون المالية بتدقيق كشوف الرواتب والأجور المرسلة من إدارة الموارد البشرية واعتمادها واستكمال الإجراءات اللازمة لصرفها.

4. يتم الصرف للموظفين بموجب الطريقة المعتمدة في الشركة كما يلي:

• نقداً.
• أو بموجب كشف المستحقات.
• أو بموجب شيكات.
• أو تحويل للحساب في البنك.

إجراءات صرف بدل السكن

1. في حالة صرف بدل السكن للموظف كل ستة شهور أو سنة يقوم الموظف بتعبئة نموذج بدل السكن (في حالة كان الموظف مستحق لبدل السكن) ويرفعه للرئيس المباشر.

2. يقوم الرئيس المباشر بالتأكد من استمرارية الموظف للفترة القادمة وإبداء توصياته ويرسل الطلب إلى إدارة الموارد البشرية.

3. يقوم مدير إدارة الموارد البشرية ببيان مستحقات الموظف من بدل السكن والفترة التي سيصرف بدل السكن عنها ورفعها للاعتماد.

4. في حالة الموافقة على الصرف يتم تسجيل بيانات الصرف في سجل بدل السكن الخاص بملف الموظف.

إجراءات التكليف بالعمل الإضافي وصرفه

1. عند حاجة مدير الوحدة التنظيمية المختص إلى أحد الموظفين أو مجموعة من الموظفين للعمل لوقت إضافي يتم إعداد أمر التكليف بالعمل الإضافي والحصول على موافقة صاحب الصلاحية.

2. يُسلم الرئيس المباشر للموظف المعني أمر التكليف بعمل إضافي.

3. عند الانتهاء من العمل يقوم الموظف بتسجيل عدد ساعات العمل الإضافي الفعلية على أمر التكليف بالعمل الإضافي ويسلم أمر التكليف إلى رئيسه المباشر.

4. يحدد الرئيس المباشر الساعات التي سيتم قيدها لأغراض احتساب بدل الساعات الإضافية ، وفي حالة زيادة عدد الساعات الفعلية عن الساعات المصرح بها يتم توضيح الأسباب.

5. يوقع مدير الوحدة التنظيمية المختص التكليف بعمل إضافي ويرسله إلى إدارة الموارد البشرية لاستكمال الإجراءات.

6. تقوم إدارة الموارد البشرية بإعداد كشف العمل الإضافي للإدارات المختلفة واعتماده لصرف الساعات  الإضافية.

7. يتم صرف مستحقات الموظفين من العمل الإضافي مع الراتب الشهري كما يلي:

• مع راتب نفس الشهر الذي تم فيه العمل الإضافي.
• او مع راتب الشهر.

إجراءات العلاوات والترقيات

1. يقوم مدير الوحدة التنظيمية المختص بمراجعة أداء الموظفين العاملين في الوحدة التنظيمية عندما تشغر وظيفة في الوحدة التنظيمية ويختار الموظف الأنسب لشغل هذه الوظيفة وفق الشروط التالية:

• أن تكون الوظيفة الشاغرة مشمولة بخطة الاحتياجات من الموارد البشرية.
• أن يكون الموظف المقترح متمتعاً بالحد الأدنى من المؤهلات العلمية والخبرات العملية المطلوبة للوظيفة.

2. يقوم مدير الوحدة التنظيمية المختص بكتابة مذكرة داخلية بتوصياته بالتنسيق مع إدارة الموارد البشرية ورفعها إلى الرئيس التنفيذي.

3. في حالة اعتماد الترقية من الرئيس التنفيذي تقوم إدارة الموارد البشرية باستكمال الإجراءات اللازمة لتغيير وضع الموظف حسب التوصيات والاعتماد.

4. في حالة رفض الرئيس التنفيذي للترقية ، تقوم إدارة الموارد البشرية بإرسال المستندات لمدير الوحدة التنظيمية المختص للتصرف وفق التوجيه اللازم.

إجراءات اشتراكات الموظفين في التأمينات الاجتماعية

1. يتم اشراك الموظف في التأمينات الاجتماعية اعتباراً من تاريخ التحاقه بالعمل .

2. يتم استخدام النماذج المعتمدة من التأمينات الاجتماعية لتوثيق عملية الاشتراك.

3. يتم اقتطاع النسبة التي يتحملها الموظف من الراتب الشهري .

إجراءات المساعدات التعليمية للموظفين

1. يقوم الموظف الملتحق بإحدى الجامعات أو المعاهد بتقديم طلب الحصول على المساعدات التعليمية مرفقاً به ما يثبت التحاقه بهذه الجامعات أو المعاهد أو الجمعيات المهنية إلى رئيسه المباشر.

2. يقوم الرئيس المباشر بدراسة الطلب المقدم من الموظف وإبداء مرئياته ورفعه إلى مدير الوحدة التنظيمية ذات العلاقة.

3. يقوم مدير الوحدة التنظيمية بدراسة الطلب ورفعه إلى إدارة الموارد البشرية.

4. تقوم إدارة الموارد البشرية بكتابة الملاحظات ورفع الطلب إلى الجهة صاحبة الصلاحية للتقرير بشأن الطلب.

5. في حالة الموافقة على الطلب يتم استكمال الإجراءات اللازمة.

إجراءات القروض والكفالات

1.  يقوم الموظف الذي تنطبق عليه شروط القرض/الكفالة بتقديم طلبه إلى الرئيس المباشر.

2. يقوم الرئيس المباشر للموظف في ضوء أداء الموظف وسلوكه ومدى تعاونه مع زملائه بالموافقة أو عدم الموافقة على طلب منح القرض/الكفالة ورفعه لإدارة الموارد البشرية  .

3. يتم فحص حالة الموظف والتأكد من عدم وجود قروض/كفالات سابقة ومن استيفائه لشروط منح القرض/الكفالة ورفعه لصاحب الصلاحية للموافقة عليه.

4. يؤخذ  بعين الاعتبار مدة خدمة الموظف في الشركة ووجود مستحقات نهاية خدمة له عند دراسة طلب القرض/الكفالة.

5. في حالة الموافقة على القرض/الكفالة يتم إحالة الطلب للإدارة المالية لاستكمال إجراءات الصرف للموظف.

6. في حالة الموافقة على القرض/الكفالة يتم الطلب من الموظف إحضار كفيل غارم (كفالة غرم وأداء) بحيث يكون الكفيل مسؤولاً أمام الشركة في حالة عدم قدرة المكفول على الوفاء بالتزاماته تجاه الشركة.

7. في حالة رفض الطلب يقوم مدير الوحدة التنظيمية المختص باستدعاء الموظف وإبلاغه عن سبب رفض طلبه.