إجراءات الجزاءات والتظلم وانتهاء الخدمات وتكريم الموظفين

إجراءات الجزاءات التأديبية

1. في حالة ارتكاب الموظف للمخالفة يقوم الرئيس المباشر بإعداد مذكرة بالمخالفة ويتم إرسالها إلى مدير الموارد البشرية .

2. تقوم إدارة الموارد البشرية بدراسة ملف الموظف ومدى تكرار المخالفات خلال الفترة السابقة ونوعية المخالفات التي ارتكبها.

3. يتم دراسة المخالفة من قبل مدير الموارد البشرية بالتنسيق مع الرئيس المباشر للموظف ومدير الوحدة التنظيمية لتحديد الإجراء التأديبي المقترح اتخاذه تجاه الموظف.

4. في حالة الاتفاق على نوعية الإجراء المقترح اتخاذه  يتولى مدير الموارد البشرية استكمال الإجراءات اللازمة.

5. في حالة الاتفاق على التحويل للمجلس التأديبي يتولى إدارة الموارد البشرية التنسيق مع الرئيس التنفيذي لدعوة المجلس للانعقاد والنظر في المخالفة واتخاذ الإجراء المناسب. 

إجراءات التظلم وشكاوى الموظفين

1. يتوجب على الموظف تقديم الشكوى ( التظلم ) خلال ( 5 ) أيام عمل من وقوع التظلم، المتسبب في التظلم، وتقديمه إلى رئيسه المباشر.

2. يقوم الرئيس المباشر للموظف بعد استلام الشكوى بترتيب لقاء مع الموظف لمناقشة الشكوى برمتها ومحاولة حلها بالطرق الودية.

3. الطلب الأول: على الرئيس المباشر للموظف البت في الشكوى خلال ( 5 )  أيام عمل من تاريخ استلامها و إبلاغ الموظف كتابياً بالقرار الذي تم اتخاذه.

4. الطلب الثاني: إذا لم تسفر الخطوة المتخذة في الطلب الأول عن تسوية التظلم أو كان التظلم من الرئيس المباشر، يحق للموظف التظلم إلى المستوى الإداري الأعلى من الرئيس المباشــر ( الطلب الثاني ) والبت به خلال ( 5 ) أيام.

5. الطلب الثالث: إذا لم تسفر الخطوة المتخذة في الطلب الأول والثاني عن تسوية التظلم، يحق للموظف التظلم إلى المستوى الإداري الأعلى في الشركة ( الطلب الثالث ).

6. تقوم الجهة الإدارية الأعلى بالاجتماع بالموظف خلال ( 5 )  أيام من استلام الطلب والبت في الشكوى وإعلام الموظف كتابياً بالقرار المتخذ.

إجراءات إنهاء الخدمات بسبب عدم اجتياز فترة التجربة

1. في حالة ملاحظة الرئيس المباشر عدم صلاحية الموظف خلال فترة التجربة يقوم بإعداد خطاب موجه إلى إدارة  الموارد البشرية بعدم صلاحيته للعمل وضرورة إنهاء خدماته.

2. في نهاية فترة التجربة يقوم الرئيس المباشر بإعداد نموذج تقييم أداء الموظف خلال فترة التجربة وفي حالة عدم حصوله على تقدير جيد فأعلى يتم إنهاء خدماته بالشركة.

3. يتم إعداد خطاب بإنهاء الخدمات يتم تسليمه للموظف.

4. يتم الطلب من الموظف التوقيع بالاستلام على " خطاب إنهاء الخدمات" ويتم توزيع الخطاب على النحو التالي:

• نسخة: تسلم للموظف.
• نسخة: تحفظ في الملف.

5. يتم استكمال إجراءات المخالصة النهائية.

إجراءات إنهاء الخدمات بسبب تقديم بيانات غير صحيحة في طلب العمل

1. في حالة اكتشاف المخالفة يتم التحقيق مع الموظف وإعداد محضر التحقيق اللازم ومواجهة الموظف بذلك بواسطة إدارة الموارد البشرية .

2. يتم إعداد المستندات المؤيدة والتي تثبت أن الموظف قام بتقديم بيانات غير صحيحة في طلب العمل ورفعها للجهة صاحبة الصلاحية للاعتماد.

3. بناءًً على اكتشاف مخالفة تقديم بيانات غير صحيحة في طلب العمل المقدم من الموظف يتم إعداد خطاب يوجه للموظف بإنهاء خدماته في الشركة.

4. يتم استدعاء الموظف وتسليمه الخطاب.

5. يتم الطلب من الموظف التوقيع بالاستلام على " خطاب إنهاء الخدمات" ويتم توزيع الخطاب على النحو التالي:

• نسخة: تسلم للموظف.
• نسخة: تحفظ في الملف.

6. يتم استكمال إجراءات المخالصة النهائية.

إجراءات إنهاء الخدمات بسبب إجراء جزائي

1. بناءًً على القرار الجزائي بإنهاء خدمات الموظف يتم إعداد خطاب يوجه للموظف بإنهاء خدماته في الشركة .

2. يتم استدعاء الموظف وتسليمه الخطاب.

3. يتم الطلب من الموظف التوقيع بالاستلام على " خطاب إنهاء الخدمات" ويتم توزيع الخطاب على النحو التالي:

• نسخة: تسلم للموظف.
• نسخة: تحفظ في الملف.

4. يتم استكمال إجراءات المخالصة النهائية.

إجراءات إنهاء الخدمات بسبب ظروف واحتياجات العمل

1. بناءً على قرار إنهاء الخدمات بسبب ظروف ومتطلبات العمل، يتم إعداد خطاب يوجه للموظف بإنهاء خدماته في الشركة.

2. يتم استدعاء الموظف وتسليمه الخطاب.

3. تطلب إدارة الموارد البشرية من الموظف التوقيع بالاستلام على " خطاب إنهاء الخدمات" ويتم توزيع الخطاب على النحو التالي:

• نسخة: تسلم للموظف.
• نسخة: تحفظ في الملف.

4. يتم استكمال إجراءات المخالصة النهائية.

إجراءات إنهاء الخدمات عند انتهاء مدة العقد المحدد المدة

1. عند انتهاء مدة العقد المحدد المدة وعدم رغبة الشركة في تجديده، يتم إعداد خطاب بإنهاء الخدمات للموظف وتسليمه له.

2. يتم الطلب من الموظف التوقيع بالاستلام على " خطاب عدم تجديد عقد عمل "، ويتم توزيع الخطاب على النحو التالي:

• نسخة: تسلم للموظف.
• نسخة: تحفظ في الملف.

3. يتم استكمال إجراءات المخالصة النهائية.

إجراءات إنهاء الخدمات بسبب انخفاض مستوى الأداء

1. في حالة انخفاض مستوى أداء الموظف خلال التقييم السنوي وحصوله على تقرير ضعيف، يتم إبلاغه من الرئيس المباشر بضرورة تحسين أدائه وذلك بواسطة مذكرة داخلية يتم بها توضيح ما يلي:

• نواحي الضعف في الأداء.
• أهداف العمل المطلوب تحقيقها بواسطة الموظف ومستوى الأداء المتوقع من الموظف المعني خلال الفترة القادمة. بحيث يتضمن مستوى الأداء الإشارة إلى نوعية وكمية وتوقيت الإنجاز لكل هدف.
• المدة التي يجب على الموظف أن يحسن مستوى أدائه فيها.
• إشارة واضحة إلى أن مستقبل الموظف في الشركة يتوقف على نوعية ومستوى أدائه خلال الفترة المحددة.

2. يسلم الرئيس المباشر الموظف أصل المذكرة ويشرح له أسبابها ويوضح له نواحي الضعف التي يجب أن يتغلب عليها والمدة المتاحة له لتحسين أدائه، ويحصل على توقيع الموظف عليها.

3. يحتفظ الرئيس المباشر بنسخة من المذكرة للمتابعة ويرسل النسخة الأصلية من المذكرة الموقعة من الموظف إلى إدارة الموارد البشرية .

4. يتابع الرئيس المباشر أداء الموظف خلال الفترة المحددة له لتحسين أدائه، وتتم مراجعة الأداء مرتين على الأقل خلال الفترة المحددة ويخطر الموظف بالنتيجة عند كل مراجعة.

5. عند انتهاء الفترة المحددة لتحسين الأداء يقوم الرئيس المباشر بإعداد مذكرة داخلية موجهة إلى إدارة الموارد البشرية حول أداء الموظف خلال الفترة ويوضح فيها إحدى النتيجتين:

• تحسن مستوى الأداء بشكل ملحوظ وبالتالي يستمر الموظف في عمله.
• عدم تحسن مستوى الأداء وبالتالي يجب إنهاء خدمات الموظف.

إجراءات إنهاء الخدمات عند بلوغ سن التعاقد

1. عند بلوغ الموظف سن التعاقد يتم رفع الأمر إلى الرئيس التنفيذي بشأن إنهاء الخدمات، وفي حالة الموافقة يتم إعداد خطاب بإنهاء الخدمات يسلم للموظف.

2. يتم الطلب من الموظف التوقيع بالاستلام على " خطاب إنهاء الخدمات" ويتم توزيع الخطاب على النحو التالي:

• نسخة: تسلم للموظف.
• نسخة: تحفظ في الملف.

3. يتم استكمال إجراءات المخالصة النهائية.

إجراءات الفصل من الخدمة بموجب المادة (35)

1. في حالة ارتكاب الموظف لإحدى المخالفات المنصوص عليها بالمادة ( 35 ) من نظام العمل ، يتم إعداد خطاب بإنهاء الخدمات يتم تسليمة للموظف.

2. يتم الطلب من الموظف التوقيع بالاستلام على " خطاب إنهاء خدمات بموجب المادة( 35 )، ويتم توزيع الخطاب على النحو التالي:

• نسخة: تسلم للموظف.
• نسخة: تحفظ في الملف.

3. يتم استكمال إجراءات المخالصة النهائية.

إجراءات إنهاء الخدمات بسبب عدم اللياقة الصحية

1. يتم إعلام الرئيس المباشر للموظف الغائب في إجازة مرضية والذي تعدت مدة غيابه المدة المسموح بها أو الذي ورد عنه تقرير طبي يثبت عجزه الدائم وذلك بموجب مذكرة داخلية.

2. يقوم الرئيس المباشر بكتابة ملاحظاته على المذكرة وإعادتها إلى الموارد البشرية.

3. في حالة إقرار إنهاء خدمات الموظف يتم إعداد خطاب إنهاء الخدمة بسبب عدم اللياقة الصحية.

4. يتم تسليم خطاب إنهاء الخدمة للموظف ( إذا أمكن ذلك ) أو يتم إرسال الخطاب للموظف على عنوانه الدائم بالبريد المسجل، ويتم الاحتفاظ بنسخة من الخطاب مع نسخة من مذكرة الرئيس المباشر في الملف.

5. يتم استكمال إجراءات المخالصة النهائية.

إجراءات إنهاء الخدمات بسبب الاستقالة من العمل

1. في حالة رغبة الموظف في عدم متابعة العمل في الشركة أو في حالة رغبته في عدم تجديد العقد المحدد المدة يعد خطاب الاستقالة وذلك ضمن مدة الإنذار المحددة  في العقد  ويقدم الخطاب إلى الرئيس المباشر.

2. يراجع مدير الوحدة التنظيمية المختص خطاب الاستقالة المقدم من الموظف ويتم استدعاؤه ويناقش معه أسباب تقديمه الاستقالة إذا تطلب الأمر ذلك.

3. ترسل الاستقالة إلى إدارة الموارد البشرية ويتم توجيه خطاب للموظف بقبول الاستقالة.

4. يتم إعداد خطاب الموافقة على الاستقالة من نسختين:

• نسخة للموظف.
• نسخة يحتفظ بها في ملف الموظف.

إجراءات المخالصة النهائية

1. تقوم إدارة الموارد البشرية بالتنسيق مع الرئيس المباشر للموظف والأخذ برأيه بخصوص الاستمرار بالعمل خلال فترة الإنذار.

2. يوصي الرئيس المباشر بشأن إمكانية بقاء الموظف على رأس العمل خلال فترة الإنذار أو إيقافه عن العمل فوراً بناءً على متطلبات وحاجة العمل.

3. وفي جميع الأحوال وسواء استمر الموظف بالعمل أو لم يستمر بناءًً على توصية الرئيس المباشر خلال فترة الإنذار يتوجب على إدارة الموارد البشرية إنهاء إجراءات المخالصة النهائية خلال فترة الإنذار ( الشهر ).

4. يتم استكمال إجراءات الموظف لإعادته إلى بلده الذي تم استقدامه منه، وفي حالة رغبته بالعمل لدى جهة أخرى، تقوم إدارة الموارد البشرية بالأخذ برأي الرئيس التنفيذي بذلك وإشعار الموظف بذلك. 

5. يتم استكمال إجراءات المخالصة النهائية والتي تشمل: 

• تجهيز نموذج إخلاء الطرف للموظف والطلب منه مراجعة الجهات داخل الشركة أو خارجها للحصول على إخلاء طرف من هذه الجهات.
• احتساب مكافأة نهاية الخدمة للموظف بموجب نظام العمل .
• الطلب من الموظف التوقيع بالموافقة على كشف مستحقات نهاية الخدمة.

6. الطلب من الموظف توقيع إبراء الذمة "المخالصة النهائية".

7. يتم التقرير بشأن إعلام إدارات وأقسام الشركة بشأن إنهاء خدمات الموظف.

8. يتم الطلب من الموظف أن يعيد للشركة أية أدلة أو مستندات أخرى تخص الشركة

9. يتم التقرير بشأن الصرف الفعلي لمستحقات نهاية الخدمة كما يلي: 

• صرف مستحقات الموظف اليمني فور الانتهاء من إجراءات المخالصة النهائية.
• صرف مستحقات الموظف غير اليمني والذي تقرر سفره إلى بلده قبل اسبوع من السفر.
• يتم اتخاذ الترتيبات اللازمة للحصول على شهادة المغادرة النهائية للموظف غير اليمني الذي تقرر سفره إلى بلده.

صرف مستحقات الموظف غير اليمني والذي تقرر منحه فرصة للعمل لدى إحدى الجهات الأخرى كما يلي:

• 50% من إجمالي المستحقات عند إحضار المستندات الرسمية لنقله.
• 50% من إجمالي المستحقات عند إتمام إجراءات نقله ( النقل الفعلي ) وإحضار وثيقة تثبت ذلك.

إجراءات تكريم الموظفين في الشركة

1. يتم إقامة الحفل السنوي لتكريم الموظفين برعاية الرئيس التنفيذي في الأسبوع الأول من الشهر الثاني لكل عام.

2. تقوم إدارة الموارد البشرية بإعداد برنامج الحفل السنوي وإجراء الترتيبات اللازمة.

3. تقوم إدارة الموارد البشرية في نهاية العام تحديد الموظفين الذين تجاوزت مدة خدمتهم المدد المحددة للتكريم وهي: ( 5 , 10 , 15 ,20 ) سنة.

4. يتم رفع الكشف إلى الرئيس التنفيذي للشركة للإطلاع والاعتماد.

5. تقوم إدارة الموارد البشرية بتجهيز الهدايا المقررة لتكريم الموظفين.

6. يتم أثناء الحفل السنوي تكريم الموظفين الآخرين الذين يستحقون هدايا رمزية أو مادية بموجب أنظمة أخرى.

7. يتم إقامة الحفل السنوي في إحدى قاعات الضيافة والاستقبال سواء داخل الشركة أو خارجها كالفنادق وخلافها.

إجراءات شهادة الخدمة ومقابلة الموظف المنتهية خدماته

1. يمنح الموظف شهادة خدمة بناءً على طلبه بعد الانتهاء من كافة الإجراءات المتعلقة بنهاية الخدمة والمخالصة.

2. يقوم مدير الموارد البشرية بمقابلة الموظف الذي انتهت خدماتة هو الطلب منه تعبئة النموذج الخاص بالموظفين الذين انتهت خدماتهم بالشركة .

3. يتم الإطلاع على سجل الموظف وتعد من واقع المعلومات المحددة فيه "شهادة خدمة" من نسختين.

4. يتم توقيع شهادة الخدمة ويتم توزيعها على النحو التالي:

• نسخة: تسلم للموظف.
• نسخة: تحفظ في ملف الموظف.