ملفات وسجلات وبيانات الموظفين

الأهداف العامة

1. توثيق العلاقة بين الشركة والموظفين.
2. الاحتفاظ بالمستندات الرسمية والمراسلات الخاصة بالموظفين بطريقة منظمة.
3. تأكيد التعامل الرسمي بين الشركة والموظفين والتي تقوم على أساس الوقائع المثبتة.

السياسات العامة

المادة ( 1 ) : ملف الموظف: تحتفظ الشركة بملف خاص للموظف يتم تقسيمه إلى قسمين كما يلي :

• القسم الأول: توضع فيه جميع المراسلات التي تتم بين الشركة والموظف طوال فترة خدمته ويتم تجزئته إلى أربعة أجزاء كما يلي :
• الجزء الأول : ويوضع فيه جميع مسوغات التعيين ( طلب العمل،عقد العمل،الشهادات وغيرها ).
• الجزء الثاني : ويوضع فيه جميع المواضيع ذات الصبغة المالية ( العلاوات،البدلات،القرارات وغيرها ).
• الجزء الثالث : ويوضع فيه جميع المواضيع المتعلقة بالإجازات والغياب والدوام الرسمي والجزاءات وخلاف ذلك .
• الجزء الرابع : ويوضع فيه المراسلات الأخرى والسجلات الخاصة بالموظف .
• القسم الثاني : توضع فيه جميع البيانات الخاصة بحالة الموظف الطبية طوال فترة خدمته.

المادة ( 2 ) : رقم الموظف: يتم تخصيص رقم لكل موظف عند التحاقه بخدمة الشركة يبقى محتفظاً به طوال مدة الخدمة.

المادة ( 3 ) : سجلات الموظف: يتم الاحتفاظ في ملف كل موظف بالسجلات الخاصة التالية:

• سجل الموظف.
• سجل تقييم الأداء.
• سجل الدورات التدريبية.
• سجل بدل السكن.
• سجل إصابات العمل.
• سجل الإجازات السنوية.
• سجل الإجازات الأخرى وإجازة الحج.
• سجل الجزاءات والإجراءات التأديبية.

المادة ( 4 ) : سجلات الموظفين العامة : يتم الاحتفاظ بالسجلات العامة للموظفين التالية:

• سجل استلام دليل الموارد البشرية وتعديلاته.
• سجل بطاقات الهوية.
• سجل الجزاءات والإجراءات التأديبية للموظفين.
• سجل الدورات التدريبية للموظفين.
• سجل إصابات العمل للموظفين.
• سجل الزوار.

​​المادة ( 5 ) : سرية ملفات وسجلات الموظفين: يتم اتخاذ كافة الاحتياطات والإجراءات اللازمة للمحافظة على سرية البيانات الخاصة بالموظف، ويمنع منعاً باتاً الاطلاع عليها إلاّ للجهات ذات العلاقة.

المادة ( 6 ) : يتم تحديث البيانات الشخصية الخاصة بالموظف كلما طرأ تغيير عليها وتقع مسؤولية الإبلاغ عن التغيير لإدارة الموارد البشرية على عاتق الموظف.